Exact
Groothandels
Vandentop Tuinhout: Rust in de logistieke operatie met Boxwise
Vandentop maakte de stap van een papier gedreven magazijn naar een digitaal logistiek proces met Boxwise. Door processen te structureren en te werken met scanners ontstond meer inzicht in de goederenstromen en werd het werk in het magazijn overzichtelijker. Het resultaat is een operatie die zelfstandiger en volwassener draait.
We spraken met Peter Jan Geurts, Operationeel Directeur, en Wilco van Drie, Teamleider logistiek, over hoe Vandentop Tuinhout de overstap naar Boxwise heeft ervaren en wat dit heeft veranderd in hun dagelijkse logistieke operatie.
-
De situatie vóór Boxwise: veel papier en weinig overzicht
Voor de implementatie van Boxwise verliep het orderproces grotendeels handmatig. In het magazijn werd gewerkt met papier, waarop afwijkingen en wijzigingen werden genoteerd. In de praktijk veranderde er tijdens het proces vaak nog van alles, bijvoorbeeld omdat een klant extra artikelen wilde bestellen. Daardoor kwam de status van de order op papier vaak niet meer overeen met de werkelijkheid. Het proces bood weinig flexibiliteit. Iedere wijziging moest opnieuw op papier worden verwerkt en dat kostte veel tijd. Tegelijkertijd ontbrak het aan inzicht in de goederenstromen. Veel kennis zat in het hoofd van medewerkers en afspraken werden mondeling gemaakt. Daardoor ontstonden er dagelijks veel vragen over orders en voorraad. Observaties maken of processen verbeteren was lastig, omdat informatie niet structureel werd vastgelegd. De wens om een WMS te implementeren kwam dan ook voort uit een duidelijke doelstelling: meer inzicht creëren en rust brengen in de operatie. -
De zoektocht naar een passend WMS
Vandentop startte een brede oriëntatie. Via internet, het eigen netwerk en referentiebezoeken bij andere bedrijven werd gekeken hoe logistieke processen slimmer ingericht konden worden. De logistiek binnen Vandentop is complex door de verschillende inbound en outbound kanalen. Daarnaast zijn er meerdere magazijnen, waarvan sommige worden gebruikt voor bulkvoorraad. Bij de keuze voor een WMS waren daarom twee zaken belangrijk: het systeem moet goed om kunnen gaan met complexe logistieke stromen én eenvoudig te gebruiken zijn. Toegankelijkheid past bij het DNA van de organisatie en dat verwachten ze ook van hun systemen. Uiteindelijk gaf een combinatie van kosten, transparantie en vertrouwen de doorslag voor Boxwise. “Uiteindelijk zoek je meer dan alleen een softwarepakket. We zochten een partner waarvan je het gevoel hebt dat je er samen uit gaat komen.” Ook het feit dat Boxwise actief doorontwikkelt met regelmatige updates gaf vertrouwen in de toekomst. -
De implementatie: samen het proces vormgeven
Voor de implementatie stelde Vandentop een intern projectteam samen met verschillende disciplines uit de organisatie. De consultant van Boxwise werd onderdeel van dit team. Samen werd het logistieke proces stap voor stap in kaart gebracht. Met behulp van flowcharts werd duidelijk gemaakt waar Boxwise in het proces een rol speelt. De kennisbank van Boxwise bleek daarbij een waardevolle bron van informatie. Veel documentatie was duidelijk beschreven en hielp het team om zelfstandig stappen te zetten. Peter Jan kijkt positief terug op de implementatie, maar plaatst ook een kleine kritische noot. Hij had het prettig gevonden om eerder in het traject meer inzicht te hebben in de onboarding en de stappen van de implementatie. Daarnaast was het niet altijd duidelijk welk verschil er zat in functionaliteit tussen de verschillende ERP connecties. Daarmee had hij het project intern nog beter kunnen organiseren. Vanaf het begin werden medewerkers meegenomen in de verandering en werd duidelijk gemaakt wat de nieuwe werkwijze voor hen zou betekenen. Daardoor werd de livegang uiteindelijk met enthousiasme tegemoet gezien. -
Het proces na livegang: digitaal en overzichtelijk
Sinds de livegang werkt het magazijn grotendeels digitaal. Routes worden gepland in een planningssysteem en vervolgens doorgestuurd naar Boxwise. Medewerkers zien daar de orders die klaarstaan voor het orderpicken en kunnen daarmee aan de slag. Tijdens het picken worden locaties, artikelen en aantallen gescand. Zodra een order is afgerond, wordt automatisch de pakbon geprint en weet de administratie dat de order verzonden is. Ook de ontvangst van goederen verloopt volledig via scanning. Daarmee is vrijwel het hele proces digitaal ingericht. -
Wat klanten en medewerkers direct merken
De voordelen werden al snel zichtbaar. Kort na de livegang kwam een klant een bestelling afhalen. Waar voorheen eerst een papiertje werd ingeleverd waarna het pickproces begon, hadden medewerkers de pickorder al in de scanners beschikbaar zodat het orderpicken direct gestart kon worden. Doordat meerdere medewerkers tegelijkertijd aan een order kunnen werken, lag de bestelling sneller klaar dan de klant gewend was. Ook intern is het verschil groot. De snelheid in het magazijn is toegenomen en het aantal pickfouten is sterk gedaald. Daarnaast komen er veel minder vragen binnen over orders en voorraad. Waar er voorheen soms tientallen vragen omtrent voorraad of locaties op een ochtend werden gesteld, zijn dat er nu nog maar enkele. Artikelen hebben vaste locaties en informatie staat vastgelegd in het systeem. Daardoor loopt het proces veel zelfstandiger. Medewerkers hoeven minder te overleggen en het magazijn draait stabieler. De logistieke operatie is daarmee duidelijk volwassener geworden. -
Met vertrouwen het hoogseizoen in
De nieuwe werkwijze geeft Vandentop ook vertrouwen richting het hoogseizoen. Waar voorheen grotere teams nodig waren om alles draaiende te houden, verwacht de organisatie het seizoen nu zonder uitbreiding van het aantal FTE’s aan te kunnen en de kwaliteit beter te kunnen waarborgen voor hun klanten.
Het systeem is zo overzichtelijk dat je nauwelijks instructies hoeft te geven. Als iemand met een smartphone kan omgaan, kan diegene ook met Boxwise werken.
Marcel van den Berg Ergon
Onze machines zie je overal, ook op de Olympische Spelen.
Jurrie van den Broek Magic FX
Meer weten over Boxwise? Download onze brochure!