Groothandels

ERGON: werk is voor iedereen belangrijk.

Ergon, het werkontwikkelbedrijf in de Brainportregio rond Eindhoven, helpt jaarlijks meer dan 2.000 werkzoekenden via de Participatiewet en biedt werk aan ruim 2.300 medewerkers met een ondersteuningsvraag. Binnen Ergon speelt Ergon Productie een belangrijke rol, waar logistieke processen zowel efficiënt als toegankelijk moeten zijn voor de diverse doelgroep. Marcel van den Berg, warehousemanager bij Ergon Productie, vertelt hoe de overstap naar Boxwise een aanzienlijke verbetering bracht voor zowel de organisatie als de medewerkers.

Naar ERGON

De zoektocht naar een betere logistieke oplossing

Voordat de overstap naar Boxwise werd gemaakt, verliepen de magazijnprocessen bij Ergon Productie – de logistieke tak binnen Ergon – nog grotendeels handmatig. “Veel medewerkers liepen rond met papiertjes om orders te verzamelen,” legt Marcel uit. “Hoewel we al tablets hadden, waren die nogal instabiel. Het systeem was eigenlijk niet ontworpen voor de diversiteit aan klanten die we bedienen. Vooral de routeplanning was een groot probleem: medewerkers werden van hot naar her gestuurd zonder een logische volgorde. Dit zorgde voor veel extra loopuren en miscommunicatie.” De behoefte aan een stabiel en intuïtief systeem werd steeds duidelijker. “We zochten een partner die goed aansloot bij AFAS Profit. Boxwise bleek precies aan onze eisen te voldoen.”
Boxwise maakt het verschil op de werkvloer

Een van de grootste voordelen van Boxwise bleek de gebruiksvriendelijkheid, vooral belangrijk gezien de werknemers van Ergon. “Onze medewerkers hebben een ondersteuningsvraag. Dit betekent dat zij extra hulp of begeleiding nodig hebben op de werkvloer. Het is dus belangrijk dat het systeem intuïtief en eenvoudig te bedienen is,” legt Marcel uit. “De overstap naar Boxwise verliep verrassend soepel. Het systeem is zo gebruiksvriendelijk dat we onze medewerkers nauwelijks hoefden te instrueren. Als iemand met een smartphone kan omgaan, kan diegene ook met Boxwise werken.” De eenvoud van het systeem zorgt ervoor dat medewerkers snel vertrouwd raken met de werkwijze. “Dat is enorm belangrijk voor ons,” zegt Marcel. “We willen onze medewerkers goed voorbereiden op de reguliere arbeidsmarkt. Het handmatig werken met briefjes, zoals we dat voorheen deden, sluit daar totaal niet op aan. Dankzij Boxwise leren onze medewerkers omgaan met moderne technologie, wat hen helpt door te stromen naar een reguliere baan.”
Van Excellijsten naar gebruiksvriendelijke scanners

De implementatie van Boxwise heeft geleid tot praktische verbeteringen in de dagelijkse processen. “Voorheen deden we de tellingen van de voorraad met Excellijsten. Medewerkers moesten door het magazijn lopen om handmatig alles te noteren, waarna iemand anders deze gegevens moest overtypen. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook zeer foutgevoelig. Dankzij Boxwise verlopen de tellingen nu veel regelmatiger en nauwkeuriger, met behulp van gebruiksvriendelijke scanners. Hierdoor hebben we altijd een up-to-date inventaris.” Daarnaast is ook het inpak- en verzendproces sterk verbeterd. “Vooral bij grote zendingen, besparen we dankzij het digitale systeem veel tijd. Waar we vroeger met briefjes werkten om te noteren wat er in de verpakking zat, gebeurt dit nu volledig digitaal met scanners. Dit heeft niet alleen de foutmarges drastisch verkleind, maar ook de verwerkingstijd aanzienlijk verkort.” Marcel voegt toe: “De vermindering van fouten is een van de grootste voordelen. Foutieve leveringen door handmatige processen worden nu bijna volledig voorkomen. Uit de jaarlijkse evaluaties met klanten blijkt dat het aantal foutieve leveringen elk jaar flink afneemt.”
Meer rust, minder fouten: een efficiëntere werkomgeving

De overstap naar Boxwise heeft niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar ook voor meer rust op de werkvloer gezorgd. “Voorheen liep een medewerker voor elke order op en neer. Nu kunnen ze meerdere orders tegelijk oppikken en in één ronde verwerken. Dit zorgt niet alleen voor tijdwinst, maar ook voor meer rust. Medewerkers voelen minder druk omdat ze hun werk efficiënter kunnen doen. Dankzij de begeleiding van de Boxwise-consultant verliep alles volgens plan. Hij was vanaf het begin nauw betrokken bij de inrichting en de livegang en dat maakte een groot verschil,” vertelt Marcel. Hoewel de implementatie van Boxwise vrijwel vlekkeloos verliep, noemt Marcel één kleine uitdaging: “Er was geen testomgeving beschikbaar, waardoor we vooraf niet alles konden testen. Dit dwong ons om theoretische aannames te doen over hoe het systeem zou functioneren. Gelukkig had Boxwise alles goed ingeschat, waardoor de implementatie alsnog soepel verliep. Een testomgeving had het proces nog verder kunnen optimaliseren.”
Ergon en Boxwise kijken vooruit met nieuwe productiemodule

Marcel is erg te spreken over de samenwerking met Boxwise: “Vanaf het begin was het contact laagdrempelig en prettig. De begeleiding door hun expert was toegankelijk en ze kwamen telkens met waardevolle inzichten. Wanneer we tegen problemen aanlopen, kunnen we altijd terugvallen op hun uitgebreide kennisbank. En als dat niet genoeg is, krijgen we via hun ticketsysteem snel antwoord. Ze staan altijd klaar om mee te denken en zijn sterk gericht op resultaten en oplossingen.” Ergon kijkt vooruit naar hoe de samenwerking met Boxwise en het gebruik van het WMS in de toekomst kan worden geoptimaliseerd. “We willen graag een productiemodule toevoegen om ons productieproces verder te stroomlijnen. We zijn al met Boxwise in gesprek om te kijken hoe we dit kunnen realiseren. Het is fijn om samen te werken met een partner die niet alleen gericht is op oplossingen voor vandaag, maar ook meedenkt over de toekomst.”