Zorg & welzijn

Boxwise Medische Logistiek geeft ziekenhuis St. Jansdal meer grip op voorraad

Beter voorraadbeheer dankzij de mogelijkheid om binnenkomende artikelen te scannen en de data te delen met aanwezige systemen. Het St. Jansdal ziekenhuis in Harderwijk wist met een paar flinke organisatorische en softwarematige veranderingen niet alleen geld te besparen, maar ook de zorgverlening te verbeteren.

Boxwise medische logistiek

Uitgangspunt bij de keuze voor Boxwise Medische Logistiek

In een ziekenhuis ligt de nadruk al sinds jaar en dag op het leveren van zorg. Operatiekamers (OK’s) staan hoger in de pikorde dan voorraadbeheer. Toch heeft het een duidelijk invloed op het andere. Als artikelen niet op voorraad zijn, kan een operatie misschien niet doorgaan. Het St. Jansdal besloot tot het koppelen van het EPD van EPIC aan het ERP van AFAS. Boxwise leverde de connectiesoftware en aanvullende functionaliteit. Alie Floor, projectleider vanuit het ziekenhuis licht toe: “Het beheer van het magazijn met daarin implantaten lag tot vorig jaar in handen van de vakoudste, OK-assistenten. Deze personen plaatsten de bestellingen en verzorgden het voorraadbeheer. Er was regie, maar voorraadbeheer was geen vast onderdeel van de taken.”
Weten wat er is en wat je nodig hebt

Twintig jaar geleden riep Peter Bakker, destijds werkzaam voor TNT, al dat er in de zorg miljarden te besparen zouden zijn. Een scherpere blik op logistiek en data-uitwisseling waren daarvoor de ingrediënten. Maar logistiek moet dan wel in de handen liggen van mensen die van wanten weten. Niet per sé op basis van vakkennis, maar als combinatie van welke artikelen er nodig zijn, op voorraad zijn en moeten liggen. “Dat laatste bleek bij ons de sleutel tot succes”, stelt Floor.
Koppeling tussen ERP en EPD

“We moesten iets”, zegt ze. Onder overheidsdruk van meer grip op ‘recalls’ werd de focus verlegd naar softwarematige hulp. De keuze viel op een koppeling tussen het AFAS ERP en het Elektronisch Patiëntendossier (EPD), aangevuld met Boxwise, een WMS-applicatie waarmee het St. Jansdal onder andere de te ontvangen goederen kan scannen. Ook volgde er een organisatorische aanpassing en een aangepaste taakverdeling.
Juiste implantaten in vereiste aantallen

Onder de streep ging het bij de stappen die het St. Jansdal heeft gezet om het realiseren van een kwaliteitsslag. Die bestaat uit meer zekerheid dat de operatiekamers over de juiste implantaten beschikken en in de juiste hoeveelheden. Floor: “Je kunt het je als ziekenhuis niet permitteren om kort voor een operatie deze te moeten afblazen omdat een implantaat niet voorhanden is.”
Drie voorraadvormen

Toch is het prettig als met een kwaliteitsslag ook geld te besparen is. Die besparing komt voort uit meer inzicht in de drie vormen van voorraad aan implantaten waarmee het ziekenhuis werkt. Het gaat om consignatievoorraad, gewone voorraad en bruikleensets. De laatste categorie bevat implantaten die niet uit eigen voorraad komen en tot voor kort ook niet zo te registreren waren. De implementatie van het Boxwise WMS en de koppeling tussen het ERP en het EPD hebben gezorgd voor een scherper beeld van de voorraad. Een inkooporder van een bruikleen set is administratief eenvoudiger te verwerken en af te rekenen. De Boxwise applicatie zorgt er dankzij een koppeling met standaarden databank GS1 aanvullend voor dat de voorraad muteert en sluitend wordt als deze een serienummer ziet.
Samenwerkende afdelingen

Bij het afstemmen van de samenwerking tussen de systemen en wie welke taak op zich neemt, werkten de OK-medewerkers, de afdeling inkoop, logistiek, financiën, AFAS functioneel beheer en ICT samen. Inmiddels hebben zich meer afdelingen bij de nieuwe opzet gevoegd, waaronder de poli oog en poli kaak. Radiologie volgt. Floor over de afwegingen die het ziekenhuis moest maken: “Het vak van een OK-assistent is wezenlijk anders dan dat van magazijnbeheer. Je zou denken dat dit onderwerp bij de laatste past, maar de assistenten weten precies welk implantaat nodig is. Daarmee zijn ze dus geschikt, alleen kan een persoon van de OK dit absoluut niet alleen op zich nemen door de gestegen werkdruk. In de waan van de dag neem je niet altijd de juiste beslissing.”
OK-medewerkers nu logistiek beheerder

Het aan elkaar knopen van de diverse systemen heeft vooral duidelijk gemaakt waar welk artikel vandaan komt. Omdat een arts nog steeds de keuze maakt welk artikel hij nodig heeft, werd het beheer van de implantaten toch bij de OK-assistenten neergelegd, zij het wel bij drie van hen. Floor: “Deze hebben nu de rol van logistiek beheerder en er is altijd een persoon per dag verantwoordelijk. Ook is er altijd duidelijkheid over het overdrachtsmoment. Zien ze na een operatie een afwijking van het geplande, dan gaan ze daar direct en met kennis van zaken achteraan.”
Startpunt meer verbeterprojecten

Het verbeterde inzicht in de voorraad is het startpunt geweest om ook andere zaken tegen het licht te houden. Een voorbeeld daarvan is de consignatievoorraad. Floor: “Misschien liggen er wel twintig dure schroeven op voorraad voor specifieke operaties, terwijl we er gemiddeld maar twee per jaar nodig hebben. Nu kunnen we dit aantonen en dus inzetten op een reductie.” Op diverse vlakken liggen er kansen om de voorraad terug te brengen, stelt ze. “Al vraagt dat ook wel om overleg, met artsen en leveranciers. We zullen de min-max per artikel moeten bepalen op basis van een samenspel tussen de OK en de afdeling inkoop. Met die data gaan we het gesprek met leveranciers aan.”
Kostenvoordelen

De implementatie van de interface tussen het ERP en het EPD heeft al tot directe kostenvoordelen geleid. Vooral door derving te voorkomen. “Elk implantaat heeft een THT-datum. In veel gevallen kun je voorraad die je niet nodig hebt binnen een jaar van die THT terugsturen naar de leverancier. Dat heeft ons in een jaar tijd een besparing van enkele tienduizenden euro’s opgeleverd.”