Privacy

1 – Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens via de website van Boxwise: https://www.boxwise.nl, de formulieren en andere online contactmogelijkheden die naar deze verklaring verwijzen. De verklaring geldt ook voor sollicitaties die via de werken-bij-website van Boxwise worden ingediend. Boxwise is een handelsnaam en geregistreerd merk van TranCon B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34255646 en statutair gevestigd in Nieuw-Vennep. TranCon B.V. is voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat TranCon B.V. bepaalt waarom en hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt. Bij de levering van onze WMS-dienstverlening kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken namens onze klanten. In die situatie handelen wij als verwerker en is de betreffende klant de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken daarover leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst.

2 – Contactgegevens

TranCon B.V. / Boxwise Pondweg 1, tweede verdieping 2153 PK Nieuw-Vennep Nederland Telefoon: +31 (0)85 489 07 90 E-mail: info@boxwise.nl Voor privacyvragen, verzoeken om uitoefening van privacyrechten en vragen over deze verklaring kun je contact opnemen via: security@boxwise.nl

3 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop je contact met ons opneemt of onze website gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

naam en functie;
bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
e-mailadres en telefoonnummer;
de inhoud van je bericht, aanvraag of vraag;
gegevens over een aangevraagde demo of andere dienstverlening;
gegevens die je verstrekt in het kader van support of klantcontact;
IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens en loggegevens;
gegevens over het gebruik van onze website, voor zover dit volgens de cookie-instellingen is toegestaan;
gegevens die je verstrekt in het kader van een sollicitatie, zoals je CV, motivatie, opleiding, werkervaring en contactgegevens;
gegevens die ontstaan tijdens gesprekken en de selectieprocedure.

Stuur ons geen bijzondere persoonsgegevens die niet nodig zijn voor je vraag of sollicitatie. Denk bijvoorbeeld aan medische gegevens, gegevens over politieke opvattingen of andere gevoelige informatie.

4 – Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Contact en dienstverlening

het beantwoorden van vragen en verzoeken;
het onderhouden van zakelijke contacten;
het plannen en uitvoeren van demo’s;
het leveren van support en klantenservice;
het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst;
het behandelen van klachten en verzoeken.

Websitebeveiliging en misbruikpreventie

het beveiligen van onze website en formulieren;
het voorkomen en detecteren van spam, fraude en ander misbruik;
het onderzoeken van beveiligingsincidenten;
het beschikbaar, stabiel en goed werkend houden van de website.

Websiteanalyse en zakelijke bezoekersherkenning

Om het zakelijk gebruik van onze website te meten, gebruiken wij de dienst Leadinfo uit Rotterdam. Daarmee krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en, voor zover toegestaan, in zakelijke bezoekers van onze website.

Sollicitaties en recruitment

het beoordelen en behandelen van sollicitaties;
het onderhouden van contact met kandidaten;
het plannen en voeren van sollicitatiegesprekken;
het vastleggen van informatie die nodig is voor de selectieprocedure;
het voorbereiden van een arbeidsovereenkomst wanneer de sollicitatie succesvol is;
het eventueel benaderen van kandidaten voor een andere passende functie, als daarvoor een geldige grondslag bestaat.

5 – Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag uit de AVG bestaat. Afhankelijk van de verwerking gaat het bijvoorbeeld om:

het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van een overeenkomst;
het voldoen aan een wettelijke verplichting;
het behartigen van een gerechtvaardigd belang van Boxwise of een derde, waarbij wij de belangen en grondrechten van betrokkenen afwegen;
toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van marketing, cookies of het langer bewaren van sollicitatiegegevens in een talentpool.

De specifieke grondslag kan per verwerking verschillen. Waar toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en duidelijk. Je kunt toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6 – Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de doelen in deze privacyverklaring, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Afhankelijk van de verwerking kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

hosting- en IT-dienstverleners;
leveranciers van formulieren, spamdetectie en beveiligingsdiensten;
leveranciers van websiteanalyse en zakelijke bezoekersherkenning, zoals Leadinfo;
leveranciers van CRM-, communicatie- en supportoplossingen;
onze recruitmentleverancier Homerun;
professionele adviseurs, zoals accountants, juristen en auditors, wanneer dat noodzakelijk is;
bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij afspraken over de verwerking en beveiliging daarvan. Wij geven leveranciers niet meer persoonsgegevens dan zij nodig hebben voor hun opdracht. Persoonsgegevens worden door Boxwise niet doorgegeven buiten de EER.

7 – Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft. De volgende bewaartermijnen gelden als uitgangspunt:

Verwerking	Bewaartermijn
Alle reacties op formulieren	180 dagen
Sollicitatiegegevens tijdens de procedure	Gedurende de sollicitatieprocedure
Sollicitatiegegevens na afwijzing	In beginsel maximaal vier weken na afloop van de procedure, tenzij een andere wettelijke of aantoonbaar noodzakelijke termijn geldt
Talentpool	Alleen met toestemming en gedurende maximaal één jaar, tenzij de toestemming eerder wordt ingetrokken
Marketinggegevens	Tot intrekking van toestemming of zolang dat voor het doel noodzakelijk is

De termijnen voor websiteformulieren, logs en zakelijke bezoekersherkenning moeten worden afgestemd op de feitelijke inrichting en interne bewaarbeleid.

8 – Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren, de beveiliging en de technische werking van de website. Voor analytische, marketing- of vergelijkbare cookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. In onze cookieverklaring leggen wij uit:

welke cookies en vergelijkbare technologieën wij gebruiken;
voor welke doelen wij deze gebruiken;
welke partijen daarbij betrokken zijn;
hoe lang cookies worden bewaard;
hoe je jouw cookievoorkeuren kunt wijzigen of intrekken.

De cookieverklaring en de technische configuratie van de cookiebanner moeten met elkaar overeenkomen.

9 – Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Alle medewerkers bij Boxwise maken gebruik van twee-factor authenticatie en zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met data van derden.

10 – Welke privacyrechten heb je?

Je hebt, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten:

Recht op inzage: je kunt vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en om een kopie daarvan vragen.
Recht op rectificatie: je kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
Recht op verwijdering: je kunt in bepaalde situaties vragen om je persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op beperking: je kunt in bepaalde situaties vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang en direct marketing.
Recht op dataportabiliteit: je kunt in bepaalde situaties vragen om gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen of aan een andere organisatie te laten overdragen.
Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming op ieder moment intrekken.
Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming: wanneer wij een uitsluitend geautomatiseerd besluit nemen waaraan rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen zijn verbonden, heb je de rechten die de AVG in die situatie biedt. Wij nemen via deze website geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die dergelijke gevolgen hebben.

Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten, het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, of andere wettelijke uitzonderingen betekenen dat wij niet aan een verzoek kunnen voldoen.

11 – Hoe kun je een privacyverzoek indienen?

Je kunt een verzoek indienen via security@boxwise.nl. Je kunt ook schriftelijk contact opnemen via: TranCon B.V. / Boxwise Pondweg 1, tweede verdieping 2153 PK Nieuw-Vennep Nederland Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Dit doen wij om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Wij gebruiken de aanvullende informatie alleen voor zover dat nodig is voor deze controle en verwijderen of beperken die informatie daarna volgens ons bewaarbeleid. Wij reageren zo snel mogelijk en in beginsel binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Als een verzoek complex is of als je meerdere verzoeken indient, kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval informeren wij je binnen één maand over de verlenging en de reden daarvoor. Een verzoek is in beginsel kosteloos. Alleen wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding vragen of weigeren het verzoek uit te voeren, voor zover de AVG dat toestaat.

12 – Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via security@boxwise.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken en proberen op te lossen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Meer informatie staat op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13 – Sollicitaties

Wanneer je solliciteert via https://werkenbij.boxwise.nl, verwerken wij de persoonsgegevens die je verstrekt in je CV, motivatie, formulier, e-mailcorrespondentie en tijdens gesprekken. Het kan onder meer gaan om:

naam en contactgegevens;
CV en motivatiebrief;
opleiding, werkervaring en vaardigheden;
informatie die je tijdens gesprekken verstrekt;
correspondentie over de sollicitatie;
referentiegegevens, wanneer dat noodzakelijk is en volgens de toepasselijke regels gebeurt.

Wij gebruiken deze gegevens om:

je sollicitatie te beoordelen;
contact met je op te nemen;
sollicitatiegesprekken te organiseren;
de selectieprocedure uit te voeren;
een arbeidsovereenkomst voor te bereiden wanneer de sollicitatie succesvol is.

Wij maken voor de sollicitatieprocedure gebruik van Homerun. Homerun verwerkt persoonsgegevens namens Boxwise voor zover dat nodig is voor de recruitmentdienstverlening. De actuele informatie over de locatie van verwerking, subverwerkers en eventuele doorgiften buiten de EER moet vóór publicatie worden gecontroleerd en opgenomen in het overzicht van internationale doorgiften. Wij bewaren sollicitatiegegevens gedurende de sollicitatieprocedure. Na afloop verwijderen wij deze gegevens in beginsel binnen vier weken, tenzij een wettelijke verplichting of een aantoonbaar gerechtvaardigd doel een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt. Voor opname in een talentpool vragen wij afzonderlijk toestemming. Met toestemming bewaren wij de gegevens maximaal één jaar, tenzij de toestemming eerder wordt ingetrokken. Je bent niet verplicht om bijzondere persoonsgegevens te verstrekken. Wij verzoeken je om dergelijke gegevens niet in je CV, motivatie of correspondentie op te nemen als dat niet nodig is voor de sollicitatie.

14 – Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen via deze website geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking waaraan rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen zijn verbonden. Wij profileren websitebezoekers niet voor dergelijke besluitvorming. Wanneer wij analysetools of zakelijke bezoekersherkenning gebruiken, is dat niet bedoeld om uitsluitend geautomatiseerde besluiten met dergelijke gevolgen te nemen. De werking, grondslag en instellingen van deze tools moeten overeenkomen met onze cookieverklaring en de feitelijke technische inrichting.

15 – Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier, wanneer dat wettelijk verplicht of redelijkerwijs noodzakelijk is. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 1 september 2026.