Klaar voor verdere groei met Boxwise

Voor dit klantverhaal spraken we met Ivo, directeur van Upmerce, over de groei van hun organisatie en de rol van Boxwise in het professionaliseren van hun logistieke processen. De orderstroom is sterk seizoensgebonden. In de winter ligt het volume aanzienlijk hoger dan in de zomer. Dat vraagt om een logistiek proces dat flexibel is en pieken goed kan opvangen.

De situatie vóór Boxwise: handmatig en moeilijk schaalbaar

Voor de implementatie van Boxwise werkte Upmerce volledig met papieren picklijsten. Medewerkers verzamelden orders op basis van lijsten die uit het webshopplatform kwamen, vaak met meerdere orders per pagina. Hoewel er een bepaalde logica in het magazijn zat, liepen medewerkers regelmatig dezelfde route meerdere keren. Vooral bij opvolgende picklijsten ontstond er veel dubbele beweging. In rustige periodes was dat nog te overzien, maar in het hoogseizoen werd dit een knelpunt. Daarnaast waren nieuwe medewerkers lastig in te werken. Zij moesten eerst leren waar alles lag, wat tijd kostte in een periode waarin snelheid juist cruciaal is. Tegelijkertijd lag de druk hoog door levertijden vanuit marketplaces en eigen webshops. Ook het voorraadbeheer zorgde voor uitdagingen. Er was geen actuele voorraadstand beschikbaar op de website. Als een artikel niet op voorraad bleek, werd dit handmatig genoteerd en later alsnog verwerkt wanneer de voorraad binnenkwam. Dit proces was foutgevoelig, onoverzichtelijk en zorgde voor extra handelingen. Naarmate het aantal orders groeide, werd duidelijk dat deze werkwijze niet langer voldeed. De behoefte aan structuur, inzicht en schaalbaarheid nam toe.

Aansluiten op de e-commercerealiteit met keuze voor Boxwise

Bij de zoektocht naar een WMS keek Upmerce naar meerdere systemen. Belangrijk was dat het systeem goed kon omgaan met de eisen van marketplaces, aangezien dit een aanzienlijk deel van de omzet vertegenwoordigt. Daarnaast moest het systeem vooral snel en eenvoudig werken op de vloer. Medewerkers moeten zonder drempels aan de slag kunnen, zeker in drukke periodes. Boxwise sloot het beste aan op deze combinatie van eisen en werd gekozen als oplossing om de logistieke processen te professionaliseren en te digitaliseren.

Wennen op de werkvloer na implementatie

De implementatie werd over het algemeen positief ervaren. Vooraf was duidelijk wat er wel en niet mogelijk was. In het traject werkten meerdere partijen samen, waaronder de ERP-leverancier en een partij voor de Magento-koppeling. Dit vroeg om goede afstemming, wat soms voor uitdagingen zorgde, maar uiteindelijk goed werd opgelost. Op de werkvloer was de overgang naar scanners in het begin wennen. Medewerkers waren gewend aan vrijheid in het proces, terwijl ze nu handelingen moesten registreren en scannen. Dat voelde in eerste instantie als extra werk. Toch veranderde dit beeld na verloop van tijd. Toen het systeem eenmaal goed stond en processen waren geoptimaliseerd, werd duidelijk dat de nieuwe werkwijze juist tijd bespaart. Zoals intern ook werd bevestigd: terug naar de oude werkwijze is geen optie meer.

Het nieuwe proces: sneller en slimmer picken

Met Boxwise werkt Upmerce nu volledig met scanners. Orders worden niet meer op papier verzameld, maar digitaal verwerkt via duidelijke pickstromen. Orders met één orderregel worden eenvoudig gepickt en direct verwerkt. Medewerkers scannen het artikel en ontvangen direct een paklabel. De volgorde in de kar is daardoor niet meer relevant, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Voor orders met meerdere orderregels wordt gebruikgemaakt van sort-while-pick. Tijdens het picken worden orders direct gesorteerd in bakken. Hierdoor hoeft er tijdens het inpakken niet meer uitgezocht te worden, wat het proces versnelt.

Het resultaat: Structuur, snelheid en minder fouten

De grootste verandering zit in de structuur van het proces. Waar medewerkers voorheen veel tijd kwijt waren aan het zoeken van orders of artikelen, is dat nu vrijwel verdwenen. “Het grootste verschil met vroeger is dat er veel minder tijd verloren gaat aan uitzoeken waar iets is. Waar is een artikel of waar is een order?” Het magazijn is overzichtelijker geworden en processen zijn duidelijk vastgelegd. Problemen zoals zoekgeraakte orders of dubbele verzendingen komen niet meer voor. Daarnaast is de productiviteit sterk gestegen. Met hetzelfde team verwerkt Upmerce nu aanzienlijk meer orders. Medewerkers kunnen tot ongeveer 200 orders per persoon per dag verwerken. Ook op strategisch niveau levert het systeem waarde op. Upmerce heeft nu beter inzicht in voorraadrotatie en kan nauwkeuriger inschatten hoe lang voorraad meegaat. Dit helpt bij het optimaliseren van het assortiment en het aanscherpen van het inkoopbeleid.

Klaar voor verdere groei

Met de basis op orde kijkt Upmerce vooruit. De ambitie ligt in verdere groei van de eigen webshops, naast de bestaande marketplaces. Dankzij de gestructureerde en schaalbare logistieke processen met Boxwise is de organisatie beter voorbereid op deze volgende stap.