Eenvoudig artikelen retourneren vanuit afdelingen

Veel handwerk en foutgevoelig

Retouren liepen bij het Deventer Ziekenhuis via een vaste workflow in AFAS. Afdelingen, zoals de OK, dienden een retour in met partijnummers, waarna logistiek deze ophaalde. In AFAS Profit moest vervolgens een negatieve ontvangst worden geboekt en alle partijnummers één voor één worden ingevoerd. Bij kleine retouren was dat te overzien, maar bij grotere aantallen liep dit snel op. Het proces kostte veel tijd en was foutgevoelig. Daardoor kwam het verwerken van retouren regelmatig bij IT of functioneel beheer terecht, terwijl dit in de basis een logistiek proces is. Dat maakte de noodzaak om het anders in te richten duidelijk.

De aanleiding om het proces te veranderen

Zo kwam steeds vaker de vraag op tafel of retouren niet sneller en eenvoudiger verwerkt konden worden. Niet omdat het proces inhoudelijk niet klopte, maar omdat de uitvoering te veel handwerk vroeg en lastig schaalbaar was. Vooral bij retouren met veel partijartikelen liep men tegen de grenzen van de bestaande werkwijze aan.

Scannen als uitgangspunt

Met de nieuwe RTV-functionaliteit in Boxwise is het retourproces opnieuw opgezet, met scannen als logisch vertrekpunt. Afdelingen melden een retour nu aan via een formulier in AFAS Insite, zonder dat partijnummers vooraf hoeven te worden ingevoerd. Na goedkeuring door inkoop wordt automatisch een negatieve inkooporder aangemaakt. Boxwise maakt hier direct een batch voor aan, zodat de retourartikelen bij binnenkomst in het magazijn eenvoudig gescand kunnen worden. De afdeling ontvangt een bon die bij de artikelen wordt gelegd, waardoor logistiek snel de juiste retouren kan ophalen.

Logistiek weer aan zet

Waar het ontvangen van retouren voorheen vooral bij een coördinator lag, kunnen logistieke medewerkers dit nu zelf doen. De werkwijze sluit aan op wat zij al kennen. Scannen vormt daarbij een extra controlemoment. Als een artikel onterecht als retour wordt aangeboden, wordt dat direct zichtbaar tijdens het proces. Dat maakt het proces niet alleen eenvoudiger, maar ook kloppender van begin tot eind.

Slimme bijvangst tijdens het optimaliseren

Tijdens het verbeteren van het retourproces kwam ook een ander knelpunt aan het licht. Retourdocumenten werden voorheen onhandig geprint en handmatig gevouwen om het leveranciersadres zichtbaar te maken. Door een aanpassing in een AFAS-rapport wordt het adres nu direct op de juiste plek geprint. Een kleine wijziging die dagelijks tijd en frustratie scheelt.

Grote winst bij grote retouren

De grootste verbetering zit in retouren met veel partijartikelen. Waar dit voorheen veel tijd kostte en foutgevoelig was, kan logistiek nu simpelweg scannen. Recent werd een retour van ongeveer driehonderd artikelen verwerkt zonder extra handelingen. Door het automatiseren van handmatige stappen loopt het retourproces nu logisch en schaalbaar mee met het volume. Logistiek kan retouren zelfstandig afhandelen, fouten worden sneller gesignaleerd en het proces wordt breed gedragen op de werkvloer. Na een korte periode van wennen is de nieuwe werkwijze goed opgepakt.