Van papier naar efficiënt digitaal proces

HIFLEX werkte jarenlang met papieren orders, handmatige aanpassingen en weinig inzicht in de voorraad. De overstap naar Boxwise bracht daar verandering in. Door te digitaliseren en te werken met scanners kreeg HIFLEX grip op de voorraad, werden fouten geminimaliseerd en ging het werk in het magazijn een stuk sneller. Sinds de implementatie is het proces overzichtelijker, papierloos en vooral een stuk prettiger voor de medewerkers op de vloer.

AFAS

Groothandels

De uitdaging: een magazijn vol papier en handwerk

Jarenlang werkte HIFLEX op de traditionele manier. Orders werden geprint, met de hand aangevuld en verwerkt, en voorraadbeheer gebeurde grotendeels op gevoel. ‘Alles ging op papier,’ vertelt Dave. ‘Er werd handmatig op orderbevestigingen geschreven hoeveel er gepickt moest worden, en ook pakbonnen en verzendlabels maakten we met de hand. Het was ouderwets en foutgevoelig.’ Het gebrek aan inzicht in de voorraad zorgde regelmatig voor frustratie. ‘We wisten vaak niet precies waar de voorraad lag. Verplaatsingen werden niet geregistreerd en dat maakte het lastig om snel te schakelen.’ Ook het ontvangen van goederen was complex. ‘Je moest zo gefocust zijn om die spullen op de juiste plek in te voeren. Een minuut afleiding, en je was het kwijt.’ Naast efficiëntie speelde duurzaamheid een rol. Het papierverbruik was hoog, en correcties werden met de hand op pakbonnen geschreven. ‘Alles werd uitgeprint, doorgestreept en opnieuw ingevuld. Dat paste gewoon niet meer bij hoe we wilden werken.’ Het werd tijd voor een moderne, digitale oplossing die overzicht bracht, fouten verminderde en het werk makkelijker maakte.

Korte lijnen en een vertrouwd gevoel

Toen HIFLEX besloot te digitaliseren, begon de zoektocht naar een geschikt WMS. ‘We wilden overstappen naar een systeem waarmee we konden scannen.’ ‘Via via kwamen we bij Boxwise terecht,’ vertelt Dave. Na het vergelijken van verschillende systemen was de keuze snel gemaakt. ‘Het contact met Boxwise voelde meteen goed.’ We merkten dat de lijnen kort waren en dat er echt werd meegedacht. Zelf vinden we goede support heel belangrijk, en die indruk kregen we direct van Boxwise. Dat gaf vertrouwen.’ Aanvankelijk lag de focus op het digitaliseren van het pickproces, maar de implementatie bracht meer verbeteringen dan verwacht. Eigenlijk hebben we achteraf meer geautomatiseerd dan we vooraf hadden gepland, vooral bij het voorraadbeheer en het ontvangen van inkooporders.’

De implementatie liep soepel, praktisch en met oog voor detail

De overstap naar Boxwise verliep boven verwachting soepel. ‘We hadden van tevoren allerlei beren op de weg gezien, maar het ging echt veel beter dan verwacht,’ zegt Dave. ‘Sander dacht overal in mee en vrijwel alles werkte direct bij de eerste koppeling.’ Kleine obstakels werden snel opgelost. ‘We hadden nog geen barcodes in het systeem staan, maar die konden we makkelijk importeren. Zelfs toen we tegen QR-codes aanliepen met te veel informatie erin, werd dat in no time opgelost.’ Tijdens het proces kreeg HIFLEX ook de kans om bestaande werkwijzen verder te verbeteren. ‘We konden echt kijken hoe we dingen slimmer konden inrichten. Dat leverde meteen winst op in de dagelijkse praktijk.’

‘De artikelen die binnenkomen worden meteen gekoppeld aan de juiste inkooporder. We hebben sinds de overstap geen fouten meer gehad bij het ontvangen.’
Dave Evers

Snelle, persoonlijke en betrouwbare communicatie

Ook na de livegang is HIFLEX positief over de samenwerking. ‘De support werkt goed. Als er iets is, schiet ik een ticket in en binnen een paar uur is het geregeld. Laatst hadden we bijvoorbeeld te lange serienummers. Dat bleek een instelling in Boxwise te zijn en werd direct aangepast. Zo kunnen we altijd door.’ Wat begon als een stap richting minder papier, groeide uit tot een complete digitaliseringsslag. Met Boxwise werkt HIFLEX nu met meer overzicht, minder fouten en een magazijn dat klaar is voor de toekomst.