Het implementeren van een nieuw Warehouse Management Systeem (WMS) is een grote stap. Of je nu overstapt van papier naar digitaal, of je huidige systeem vervangt: het brengt altijd de nodige uitdagingen met zich mee. In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt.

1. Locatiecodering en magazijninrichting: de basis moet kloppen

Een van de meest tijdrovende klussen is het op orde brengen van de locatiecodering en de inrichting van je magazijn. Dit vormt de fundering van een goed werkend WMS. Denk hierbij aan:

• Het aanbrengen van locatiecodes op alle locaties in het magazijn
• Het onderverdelen van locaties in bulk- en grijplocaties

Hoewel dit niet ingewikkeld is, vraagt het veel tijd en nauwkeurigheid. Je richt je magazijn in zoals het straks moet functioneren – een eenmalige investering die later veel oplevert.

2. Artikeldata op orde krijgen: werk met barcodes

Om het logistieke proces inzichtelijk en accuraat te maken, is werken met artikelbarcodes essentieel. In de praktijk blijkt dit vaak een uitdaging: leveranciers leveren barcodes niet standaard aan of ze worden niet opgeslagen in het systeem, terwijl die informatie meestal wel beschikbaar is.

Door deze data proactief op te vragen en goed te registreren, leg je de basis voor een soepel werkend WMS. Volledige en kloppende artikeldata is cruciaal – zonder dat raakt het systeem snel uit balans.

3. Grijp de kans om je proces te verbeteren

Een WMS-implementatie is hét moment om kritisch naar je huidige processen te kijken. Is de manier waarop je nu werkt nog wel efficiënt? Vaak blijken kleine aanpassingen in het proces grote voordelen op te leveren wanneer ze worden ondersteund door de juiste software. Samen zorgen we ervoor dat jouw processen en het systeem elkaar versterken.

4. Techniek als versneller, niet als obstakel

Waar technische obstakels vroeger vaak een struikelblok vormden, is dat vandaag de dag gelukkig anders. Dankzij cloud-oplossingen hoeft jouw organisatie zelf nauwelijks nog iets te doen aan infrastructuur of onderhoud. Dit ligt grotendeels bij de leverancier, waardoor de technische implementatie een stuk soepeler verloopt.

5. Software en praktijk moeten elkaar versterken

Voor medewerkers die niet gewend zijn digitaal te werken, kan de nieuwe werkwijze even wennen zijn. Met een scanner in de hand werken is anders dan losse handelingen op papier uitvoeren. Je loopt tegen systeemgrenzen aan die er bewust zijn: ze zorgen voor betere registratie en meer inzicht.

Toch is het belangrijk dat het systeem de werkelijkheid volgt. Als processen niet goed zijn afgestemd, gaan medewerkers snel ‘langs het systeem’ werken. Alleen door praktijk en software goed op elkaar te laten aansluiten, haal je het maximale uit je WMS.

6. Draagvlak is cruciaal voor succes

Een nieuw systeem zorgt voor verandering – en dat roept vaak weerstand op. Zeker als het ‘van bovenaf’ wordt opgelegd. Het is daarom essentieel om medewerkers op de werkvloer actief mee te nemen in het proces.

• Leg het waarom uit: Waarom wordt het systeem ingevoerd en wat levert het op?
• Creëer begrip: Laat zien dat de nieuwe werkwijze misschien iets meer moeite kost, maar dat het bijdraagt aan een efficiënter geheel.
• Luister: Betrek medewerkers, neem hun vragen serieus en werk samen aan een soepele overgang.
  

Conclusie

De implementatie van een WMS is meer dan het installeren van software. Het vraagt om goede voorbereiding, een scherpe blik op je processen en aandacht voor de mensen die ermee gaan werken. Door deze factoren vanaf het begin serieus te nemen, leg je een stevig fundament voor succes – en profiteer je volop van de voordelen van je nieuwe systeem.