8 stappen om je logistieke processen te verbeteren

Orders die te laat de deur uitgaan. Een collega die drie keer naar de bulkvoorraad loopt. Een voorraadstand die niet klopt met wat er in het schap ligt. Herkenbaar? Dan is het tijd om je logistieke processen te optimaliseren.

Het goede nieuws: daar heb je geen grote verbouwing voor nodig. Vaak zit de winst in kleine, slimme aanpassingen. In dit artikel zetten we 8 praktische stappen op een rij. Je kunt morgen al met de eerste beginnen.

1 – Breng je huidige proces in kaart

Je kunt pas verbeteren als je weet hoe het nu gaat. Loop een order eens helemaal mee, van binnenkomst tot verzending. Schrijf elke stap op. Waar wordt er gewacht, gezocht of dubbel gewerkt? Vraag het ook aan je collega’s op de vloer. Zij weten precies waar het schuurt.

2 – Standaardiseer je werkwijze

Veel processen ontstaan vanzelf, maar dat betekent niet dat ze efficiënt zijn. Kijk kritisch naar hoe je werkt en vraag je af: waarom doen we dit zo? Vermijd uitzonderingen en klantafspraken die geen waarde toevoegen, omdat deze voor onnodige complexiteit en fouten kunnen zorgen. Standaardisatie maakt processen sneller en overzichtelijker, en helpt je team om consistent te werken. Bespreek regelmatig met je team welke processen nog slimmer kunnen, zodat je continu blijft verbeteren.

3 – Baseer je beslissingen op data

Onderbuikgevoel kan handig zijn, maar data laat zien wat er echt gebeurt in je proces. Analyseer je voorraadmutaties en procesdata om verbeterpunten boven water te halen en onderbouwd beslissingen te nemen. Het kost soms meer tijd om data te analyseren, maar het levert duurzame en betere oplossingen op.

Wil je je collega’s hierin meenemen? Maak de data visueel en tastbaar, bijvoorbeeld met grafieken of concrete voorbeelden, zodat iedereen begrijpt waar de verbeterpunten liggen. Dat stelt je collega’s ook in de gelegenheid om inhoudelijk mee te denken over verbeteringen.

4 – Maak een ABC-analyse van je voorraad

Niet elk artikel verdient evenveel aandacht. Met een ABC-analyse deel je je artikelen in drie groepen in. A-artikelen zijn de kleine groep die het grootste deel van je omzet of orderregels oplevert. C-artikelen zijn de grote groep die weinig beweegt. B zit daartussen.

Zo zie je in één oogopslag waar je je tijd en aandacht aan moet besteden. Je A-artikelen tel je bijvoorbeeld vaker, en je legt ze op de makkelijkst bereikbare plekken.

5 – Houd je voorraad betrouwbaar met cycle counts

Een onbetrouwbare voorraad kan leiden tot foutieve leveringen, creditfacturen en gemiste orders. Door regelmatig te tellen, kun je dat (in ieder geval voor een groot deel) voorkomen.

Je kunt natuurlijk alles in één keer tellen, maar het is veel handiger om met cycle counts te werken: je telt telkens een deel van je voorraad. Extra tip: artikelen die vaak fout gaan of per meerdere stuks zijn verpakt (denk aan verpakkingen van 6) kun je wat vaker tellen. In Boxwise kun je dat per artikel instellen. Je kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de meest waardevolle artikelen vaker te tellen, of om hardlopers te tellen zodra de voorraadstand onder een ingesteld minimum komt.

6 – Vul je picklocaties op tijd aan

Een lege picklocatie onderbreekt het pickproces. Iemand moet dan naar de bulkvoorraad lopen om de order alsnog te picken. Dat kost tijd, verstoort de flow en vergroot de kans op fouten.

De oplossing heet replenishment: het op tijd aanvullen van je picklocaties vanuit de bulkvoorraad. In Boxwise geef je elke picklocatie een minimale en maximale voorraad. Komt de voorraad onder het minimum? Dan krijg je automatisch een melding. Zo weet je precies wanneer je moet bijvullen.

7 – Richt je magazijn slim in

Hoe vaak loopt een orderpicker heen en weer naar de achterkant van het magazijn? Elke meter telt. Leg je hardlopers (de artikelen die het vaakst worden gepickt) dicht bij de uitgifte. Artikelen die je vaak samen pickt, leg je bij elkaar. Je ABC-analyse uit stap 4 helpt je daarbij.

8 – Verdeel je orderstroom op een slimme manier

Als je alle orders tegelijk openzet, kan het op maandag extreem druk zijn en blijft het later in de week rustig. Dit zorgt voor pieken in werkdruk, een hoger risico op fouten en onnodige stress bij je medewerkers.

Door je orderstroom beter te plannen en gelijkmatig te verdelen over de week, verdeel je de werklast én houd je het overzicht. Houd natuurlijk wel rekening met de levertijden die je klanten verwachten. Maar met een slimme planning werk je rustiger én effectiever.

Stap voor stap een beetje beter

Je hoeft niet alle 8 stappen tegelijk op te pakken. Begin klein. Kies de stap die het meest knelt in jouw magazijn en ervaar hoeveel verschil één verbetering maakt. Door continu te blijven optimaliseren, groeit je proces mee met je organisatie. Zonder dat het meteen ingewikkeld wordt.

Merk je dat je tegen de grenzen van Excel of papieren picklijsten aanloopt? Dan kan een warehouse management system (WMS) helpen. Dat is software die je medewerkers stap voor stap vertelt wat ze moeten doen en waar. Boxwise koppelt met je ERP, het systeem waarin je orders en administratie al bijhoudt.