Toch is de jaarlijkse telling meer dan een vinkje voor de boekhouding. Het is een waardevol moment om inzicht te krijgen in je processen, fouten op te sporen en verbeterkansen te ontdekken in je magazijn.

Een goede telling begint met een goed plan

Een betrouwbare telling begint met structuur. Ruim eerst het magazijn op en zorg dat alles op de juiste plek ligt. Hoe netter en overzichtelijker het magazijn, hoe kleiner de kans dat er tijdens het tellen iets misgaat.

Daarna is het tijd om telgroepen te maken. Dat kan op basis van productgroepen, maar ook met magazijnindelingen. In Boxwise kun je magazijnindelingen maken om het magazijn logisch in te delen. Zo houd je overzicht en weet je precies wat er al is geteld.

Belangrijk is dat iedereen op dezelfde manier telt. Spreek vooraf duidelijk af hoe er geteld wordt. Ga je uit van de basiseenheid? Wat doe je met aangebroken dozen? En hoe ga je om met twijfelgevallen? Door dit vooraf te standaardiseren voorkom je dat dezelfde voorraad op verschillende manieren wordt geïnterpreteerd.

Een andere valkuil is motivatie. Tellen is zelden het favoriete klusje van medewerkers, dus zorg dat ze begrijpen waarom het belangrijk is. Niet omdat de boekhouder dat wil, maar omdat een kloppende voorraadstand hun werk makkelijker maakt. Minder misgrijpen bij het orderpicken, minder foutieve leveringen en minder frustratie op de werkvloer. Leg de nadruk op wat zij er zelf aan hebben en koppel de telling aan het verbeteren van het proces.

Praktische werkwijze volgens de ABC-analyse

Een praktische manier om je telling slim te plannen is door gebruik te maken van je ABC-analyse. Daarmee deel je artikelen in op basis van hoe vaak ze worden gepickt of hoe belangrijk ze zijn in het proces. De A-artikelen zijn je hardlopers, de B-artikelen worden gemiddeld vaak gepickt en de C-artikelen minder. Door deze indeling te gebruiken, kun je prioriteit geven aan de artikelen waar het het meest op aankomt. Begin met je A-artikelen en werk daarna verder naar de rest van je voorraad. Dit kun je uiteraard alleen toepassen als je al een ABC-analyse hebt gemaakt. In onze eerdere blog over de ABC-analyse lees je precies hoe je dat aanpakt en hoe het je helpt om efficiënter te werken.

En misschien wel de belangrijkste tip: maak het behapbaar. In plaats van alles stil te leggen om dagen achter elkaar te tellen, kun je beter in dagdelen werken en per groep artikelen tellen. Zo blijft de concentratie hoog en houd je het proces werkbaar voor iedereen.

Efficiënt en foutloos tellen

Tijdens de telling draait het om focus. Zorg dat er geen andere processen tegelijk plaatsvinden, zoals orderpicken of goederenontvangst. Als twee processen door elkaar lopen, klopt de voorraad aan het eind alsnog niet. Plan vaste momenten in waarop er uitsluitend wordt geteld.

Werk met een duidelijke planning en zorg dat iedereen weet wat zijn of haar telgebied is. Begin bij de meest waardevolle en snelst lopende artikelen, de A-artikelen. Daar ligt de grootste impact als er iets niet klopt. Door strategisch te tellen en je ABC-analyse als leidraad te gebruiken, houd je grip op de belangrijkste delen van je voorraad.

Ook handig: verdeel de telling over verschillende momenten of dagen. Een hele dag tellen werkt niet motiverend en vergroot de kans op fouten. Door kortere sessies te plannen blijft de nauwkeurigheid hoog.

De telling als bron van verbetering

De waarde van een telling zit niet alleen in het corrigeren van verschillen, maar vooral in het analyseren van de resultaten. Kijk waar de meeste fouten voorkomen. Zijn er specifieke artikelen die vaak afwijken? Is de verpakking misschien onduidelijk? Levert een leverancier structureel te veel of te weinig?

Door dit soort patronen te herkennen, kun je de oorzaak van voorraadverschillen achterhalen en gericht verbeteren. Misschien ontdek je dat bepaalde producten telkens verkeerd worden geteld omdat ze per zes zijn verpakt, terwijl ze in het systeem als losse stuks staan. Door dat aan te passen, voorkom je dat de fout zich blijft herhalen.

Gebruik de resultaten van de telling dus niet alleen om de administratie bij te werken, maar ook om te leren waar het proces beter kan. Juist daar ligt de kans om je magazijn slimmer te maken.

Van jaarlijkse controle naar continue verbetering

Toch is één keer per jaar tellen vaak niet genoeg om grip te houden op je voorraad. De cijfers die je vandaag controleert, kunnen over een paar weken alweer afwijken.

Een goed alternatief is het werken met cycle counts. Daarbij verdeel je de telling over het hele jaar en tel je steeds een kleiner deel van de voorraad, bijvoorbeeld per zone of per productcategorie. Je zit daardoor dichter op de werkelijkheid en kunt sneller reageren als er iets afwijkt.

Het grote voordeel is dat je fouten sneller opspoort en de oorzaken beter kunt achterhalen. Zo voorkom je misgrijpen of foutieve leveringen, en kun je het hele jaar door je proces verbeteren.

Binnen Boxwise kun je cycle counts eenvoudig inrichten per artikel, zone of categorie. Zodra een minimale voorraad is bereikt of een artikel extra aandacht verdient, kun je direct tellen en corrigeren. Op die manier blijf je continu in controle van je voorraad, zonder dat je het hele magazijn stil hoeft te leggen voor een grote eindejaarstelling.